Geschäftsordnung des Kreisvorstandes 24/04/202325/10/2024 Bündnis 90/DIE GRÜNEN Kreisverband Landkreis Leipzig Vorbemerkung Im Folgenden gelten folgende Abkürzungen: KV: KreisverbandKVS: KreisvorstandVS: Vorstandssprecherin bzw. VorstandssprecherGS: GeschäftsstelleKGF: Kreisgeschäftsführer § 1 Inkrafttreten Der Kreisvorstand (KVS) gibt sich eine eigene Geschäftsordnung zur Regelung der Zusammenarbeit, zur Regelung der Beschlussfassung und zur Regelung der Sitzungsführung. Diese Geschäftsordnung ist für die Beschlussfassung und andere Formen der Zusammenarbeit im Vorstand verbindlich und wird vom Vorstand beschlossen. Für Änderungen dieser Geschäftsordnung ist eine Beschlussfassung in einer ordentlichen Sitzung mit der absoluten Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder erforderlich. Die Änderungen unterliegen den Festlegungen der bis zur Änderung geltenden Fassung der Geschäftsordnung.Diese Geschäftsordnung wurde beschlossen auf der Kreisvorstandssitzung vom 02.10.2024 [einstimmig?] beschlossen und tritt unmittelbar in Kraft. § 2 Sitzungen des Vorstands (1) Festlegung und Veröffentlichung der Termine und Einladung Die Sitzungstermine des Vorstands werden im Voraus für das Kalenderjahr festgelegt und den Mitgliedern des Kreisverbandes mitgeteilt. Durch Vorstandsbeschluss können Termine geändert und zusätzliche Termine eingefügt werden. Es gilt grundsätzlich eine Einladungsfrist von sieben Kalendertagen. Mit dem Vorstandsbeschluss gelten Vorstandssitzungen bereits als fristgerecht eingeladen. In dringenden Fällen, die keinen Aufschub dulden, kann eine außerordentliche Sitzung des KVS ohne Einladungsfrist einberufen werden. Die Dringlichkeit muss von der Mehrheit der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder bestätigt werden. Eine Änderung der Geschäftsordnung des Vorstandes ist auf einer außerordentlichen Sitzung nicht möglich. Die VS berufen den KVS ein. Die Einladung erfolgt über die Geschäftsstelle (GS). Die Vorstandssitzungen finden grundsätzlich mitgliederöffentlich statt. Eine außerordentliche Vorstandssitzung kann durch die VS bzw. auf Verlangen von mindestens 50% der stimmberechtigten Vorstandsmitgliedern einberufen werden. (2) Tagesordnung Für die Vorbereitung der Tagesordnung sind die VS verantwortlich. Sie können diese Aufgabe an andere stimmberechtigte Mitglieder des KVS delegieren, Voraussetzung dafür ist deren Einverständnis. Jedes ordentliche Mitglied des KVS und die Geschäftsführung können Vorschläge zur Tagesordnung an die VS einreichen. Der Versand der Tagesordnung erfolgt spätestens 24 Stunden vor Beginn der Sitzung. Über eingereichte, jedoch für spätere Kreisvorstandssitzungen geplante Vorschläge zur Tagesordnung informieren die VS vor Beschluss der Tagesordnung. Auf Beschluss der einfachen Mehrheit der anwesenden Mitglieder, können diese auf die aktuelle Tagesordnung übernommen werden. Über die Tagesordnung wird zu Beginn der Vorstandssitzung abgestimmt. Zur Bestätigung reicht die Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Vorstandsmitglieder. (3) Sitzungen Die Sitzungen können in Präsenz, Videokonferenz oder als Hybridsitzung durchgeführt werden.Die Beschlussfähigkeit des KVS ist gegeben, wenn mindestens die Hälfte der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder anwesend ist.Über die Sitzungsleitung wird zu Beginn der Sitzung abgestimmt. (4) Nicht öffentliche Sitzungen Tagesordnungspunkte zu Personal- sowie personenbezogene Mitgliederangelegenheiten sind Grundsätzlich nicht öffentlich zu behandeln. Für andere Tagesordnungspunkte, die einer Vertraulichkeit bedürfen, kann der Kreisvorstand mit einer Zweidrittelmehrheit die Öffentlichkeit aufheben. Zu nicht öffentlichen Teilen der Vorstandssitzung sind nur die stimmberechtigten Vorstandsmitglieder zugelassen. (5) Beratende Mitglieder des Vorstandes Die beratenden Mitglieder des Vorstandes haben Rede- und Antragsrecht, sind jedoch nicht stimmberechtigt. § 3 Beschlussfassung (1) Beschlussfassung in ordentlicher Sitzung Beschlüsse werden mit einfacher Mehrheit gefällt. Bei Stimmengleichheit gilt ein Antrag als abgelehnt. Dabei werden Enthaltungen nicht gewertet. Die Abstimmung erfolgt offen mit Handzeichen. Mit einfacher Mehrheit kann eine geheime Abstimmung beschlossen werden. Eine Änderung der Geschäftsordnung des Vorstandes ist in der Einladung anzukündigen und kann ausschließlich in einer ordentlichen Vorstandssitzung mit einer Zweidrittelmehrheit beschlossen werden. (2) Digitale Beschlussfassung / Umlaufbeschlüsse Digitale Beschlüsse können in Vorstandssitzungen, per E-Mail, in der Vorstandsgruppe des Messengers SIGNAL oder mit einer Abstimmungssoftware gefasst werden. Außerhalb von Vorstandssitzungen können Beschlüsse durch schriftliche Aufforderung zur Abstimmung an alle stimmberechtigten Vorstandsmitglieder vorbereitet werden. Wenn sich mehr als die Hälfte der stimmberechtigten Vorstandsmitglieder innerhalb von drei Tagen schriftlich mit einem klaren Votum an der Abstimmung beteiligt haben, ist die Abstimmung gültig. (3) Eilverfahren Im Eilverfahren ist es möglich, Beschlüsse per Telefon zu fassen. Voraussetzung ist der Versand des Antrags per E-Mail und dass das antragstellende stimmberechtigte Vorstandsmitglied bzw. die Geschäftsstelle versucht hat, alle stimmberechtigten Vorstandsmitglieder zu erreichen. Für Beschlüsse im Eilverfahren ist die absolute Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder des KVS erforderlich. Stimmengleichheit bedeutet in diesem Verfahren Ablehnung. (4) Protokollierung Digitale Beschlüsse sowie Beschlüsse im Eilverfahren werden im Anhang des Protokolls der auf den jeweiligen Beschluss folgenden Vorstandssitzung festgehalten. Protokolliert werden Abstimmungsmedium (E-Mail, Messenger SIGNAL, Abstimmungssoftware, Telefon), der gefällte oder abgelehnte Beschluss im Wortlaut, der Abstimmungszeitraum und das Abstimmungsergebnis. § 4 Finanzen (1) Verfügungsberechtigung Für das Konto DE97 8606 5483 0308 0224 98 bei der Raiffeisenbank Grimma wird eine Gemeinschaftsverfügungsberechtigung eingerichtet, wobei jeweils zwei der nachfolgenden Personen gemeinsam verfügungsberechtigt sind: Anja Mewes – SprecherinChristian Müller – SprecherThomas Keller – Schatzmeister (2) Freigaberegeln ohne gültigen Haushalt bzw. nach Überschreitung der Haushaltsposition Ausgaben außerhalb eines gültigen Haushaltes sind wie folgt zulässig:Vertraglich festgelegte Verpflichtungen wie Gehalt, Sozialabgaben, Miete usw. durch Sammelbeschluss des KVS Für Beträge bis 250,- € je Einzelfall durch die Schatzmeisterin bzw. den Schatzmeister und die Geschäftsführung Für Beträge bis 1.000,- € je Einzelfall durch den KreisvorstandFür Beträge über 1.000,- € durch die Mitgliederversammlung des Kreisverbandes (3) Freigaberegeln mit gültigem Haushalt Über Beträge bis 500,- € je Einzelfall entscheidet die Schatzmeisterin bzw. der Schatzmeister. Die Schatzmeisterin bzw. der Schatzmeister kann in diesem Rahmen nach eigener Maßgabe Entscheidungen auch an die Geschäftsstelle delegieren. Diese Ermächtigung muss nachweislich erfolgen. Über Beträge bis 2000,- € entscheidet die Schatzmeisterin bzw. der Schatzmeister einstimmig mit den VS. Für Beträge über 2000,- € entscheidet der KVS mit einfacher Mehrheit. § 5 Protokolle (1) Protokollführung Die Schrift- bzw. Protokollführung der KVS Sitzungen kann per Beschluss, zeitweise oder dauerhaft, an ein Mitglied des KVS delegiert werden. Ausnahmen können mit einfacher Mehrheit der anwesenden KVS Mitglieder beschlossen werden. (2) Genehmigung Die Protokolle der Sitzungen sollen spätestens sieben Kalendertage nach der Sitzung den stimmberechtigten Mitgliedern des KVS zugänglich gemacht werden. Der Vorstand entscheidet in der Regel bei seiner nächsten, spätestens jedoch bei seiner übernächsten ordentlichen Sitzung über das Protokoll. (3) Nicht öffentliche Beschlüsse Beschlüsse, die in nicht öffentlicher Sitzung gefasst werden, werden in einem eigenen Protokoll festgehalten und nur den stimmberechtigten Mitgliedern des KVS zugänglich gemacht. Über eine Weiterleitung an weitere Personen entscheidet der KVS. Vertraulichkeits- und Datenschutzthemen sind zu beachten. Wenn nötig, ist das Protokoll zu anonymisieren. (4) Beschlusskontrolle Die Aufgaben aus den Beschlüssen werden in einer Aufgabenliste gesammelt und als Tagesordnungspunkt jeder ordentlichen Sitzung kontrolliert. (5) Archivierung Die Protokolle sind nach der Entscheidung des KVS umgehend im entsprechenden Ordner der Grünen Wolke zu hinterlegen. Nicht öffentliche Protokolle sind so zu hinterlegen, dass nur berechtigte Personen Einblick erhalten. (6) Transparenz Die Protokolle sind den Mitgliedern des KV in der Grünen Wolke zur Verfügung zu stellen. § 6 Geschäftsstelle (GS) (1) Funktion Die GS ist Anlaufstelle zu Fragen der Verwaltung für Mitglieder und Nichtmitglieder. Ihr obliegen die allgemeinen Verwaltungsaufgaben des Kreisverbandes. Der KGF führt die GS. Falls die Position des KGF nicht besetzt ist, wird die Funktion des KGF durch die VS übernommen. (2) Dienstaufsicht Die Dienstaufsicht über Angestellte der GS obliegt den VS. Sie sind gegenüber der Mitarbeiterschaft der GS weisungsbefugt. Sie unterrichten den KVS regelmäßig von der Arbeit der GS. Die VS entscheiden über die Teilnahme der Geschäftsführung an Vorstandssitzungen und über Urlaubsanträge der Mitarbeiterschaft. (3) Geschäftsführung Die angestellte Geschäftsführung übernimmt die organisatorische Arbeit und unterstützt den KVS. (4) Aufnahme von Neumitgliedern Zur Aufnahme von Neumitgliedern legt die Vorstandssprecher innerhalb einer Woche nach der entsprechenden Benachrichtigung die Namen und den Wohnort von Neumitgliedern dem Vorstand vor. Fällt die Benachrichtigung in die Urlaubszeit der GS, erfolgt die Benachrichtigung der Vorstandsmitglieder durch die Schatzmeisterin bzw. durch den Schatzmeister. Innerhalb der Frist von einer Woche nach Zusendung der Namen können die Vorstandsmitglieder einzelnen Mitgliedsanträgen widersprechen. Erfolgt innerhalb dieser Frist kein Einspruch, gilt der betreffende Mitgliedsantrag als angenommen. Im Falle eines Einspruchs wird über den Aufnahmeantrag in der nächsten Vorstandssitzung beraten und entschieden. Bekommt das Mitglied von allen VS-Mitglieder in der SIGNAL-Abstimmung die Zustimmung, gilt das Mitglied als aufgenommen. Fällt die Entscheidung gegen den Mitgliedsantrag aus, informiert die GS die antragstellende Person umgehend mit Verweis auf das satzungsgemäße Einspruchsrecht bei der Mitgliederversammlung. In Abwesenheit der GS wird diese Information durch die Schatzmeisterin bzw. den Schatzmeister vorgenommen. (5) Kommunikationswege Die GS kümmert sich um den Versand von Einladungen zu Sitzungen und Veranstaltungen, die Pflege der Mitglieder- und Presseverteiler und die Bereitstellung der Protokolle für Mitglieder. Eingehende Anfragen organisatorischer Natur werden möglichst eigenständig durch die GS beantwortet. Alle anderen Anfragen leitet die GS umgehend an den Kreisvorstand weiter. Die Beantwortung der Anfragen läuft in der Regel auch über die GS, die eine Übersicht über die noch offenen Anfragen führt und ggf. beim Kreisvorstand um Erledigung bzw. Abstimmung bittet. § 7 Außerkrafttreten Die Geschäftsordnung endet mit der Wahlperiode des beschließenden KVS. Das vorzeitige Außerkrafttreten kann nach den Regelungen in §3 Abs. 1 beschlossen werden.